Aktualnie zmienia się forma gromadzenia i tworzenia dokumentacji medycznej pacjentów w dużych placówkach medycznych i małych gabinetach. Dotychczasowa papierowa metoda zostaje zastąpiona przez Elektroniczną Dokumentację Medyczną, która umożliwia szybszy dostęp do dokumentów i zaoszczędza miejsce w placówce. Digitalizacji ma także podlegać zgromadzona dotychczas dokumentacja, co oznacza stosunkowo długi proces zmiany trybu pracy wielu specjalistów i personelu medycznego.

Obowiązkowa dokumentacja i oprogramowanie dla gabinetu

W związku z obowiązkiem zmiany formy dokumentacji medycznej na elektroniczną przewiduje się problemy z funkcjonowaniem gabinetów i przychodni. Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie oprogramowania do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Odpowiedni program poradzi sobie zarówno z zadaniami administracyjnymi, jak i dokumentacją medyczną. Funkcje takie, jak moduł do tworzenia własnej strony WWW gabinetu służy także budowaniu pozytywnego wizerunku placówki medycznej w sieci.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna jest istotna także z punktu widzenia trzech typów dokumentów:

• e-Zwolnień (wprowadzonych z dniem 01.12.2018 r.)
• e-Recept (obowiązkowych od 08.01.2020 r.)
• e-Skierowań (planowanych do wprowadzenia od 2021 r.)

Specyfika oprogramowania do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna musi spełniać wymagania dotyczące tworzenia i przechowywania wrażliwych danych pacjentów. Przede wszystkim wymagany jest najwyższy poziom bezpieczeństwa: zarówno zabezpieczenia przed utratą danych jak i udostępnianie gromadzonej dokumentacji wyłącznie upoważnionym osobom. Każda wprowadzona zmiana musi być odnotowana, wraz z informacjami o autorze jej dokonującym. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna w odpowiednim systemie powinna także posiadać możliwość generowania pisemnej postaci dokumentacji, przygotowanej do wydruku.

Wybór odpowiedniego systemu

Firmy dostarczające software już dostosowały swoją ofertę do wymogów, jakie stawia Ministerstwo Zdrowia. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna prowadzona poprzez wyspecjalizowane oprogramowanie jest przygotowana zarówno do użytkowania w prywatnym gabinecie lekarskim, jak i w dużej wielospecjalistycznej przychodni. Dobrą renomą cieszy się system Medfile^® EDM. Specyfika programów nieznacznie różni się w zależności od producenta, jednak podstawowe funkcjonalności wszędzie są takie podobne. Warto zawsze zwracać uwagę na:

• intuicyjność oprogramowania,
• łatwość obsługi,
• pomoc pracowników w przypadku problemów,
• szybkość działania w momencie wystawiania obligatoryjnych e-Dokumentów,
• przejrzystość kalendarza i grafiku pracowników.

Oprogramowanie Medfile^® EDM

Wszystkimi podstawowymi i wieloma rozbudowanymi funkcjami dysponuje program Medfile^® EDM – oprogramowanie do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej oferowane przez Centrum Badawczo-Rozwojowe BioStat^®. Medfile^® EDM wspiera organizację pracy podmiotu medycznego poprzez przechowywanie i generowanie dokumentacji medycznej zgodnej z obowiązującymi standardami. Najbardziej podstawowe funkcje związane z oprogramowaniem tego typu to oczywiście przygotowanie i prowadzenie kartotek pacjentów oraz możliwość ustalania dat wizyt – wspierają one zarówno pracę rejestratorów, jak i lekarzy. Również praca księgowej może zostać usprawniona dzięki oprogramowaniu, które cechuje wielodostęp. Prócz fundamentalnych funkcji program Medfile^® EDM udostępnia wiele udogodnień jak:

• zapis pacjentów na wizyty cykliczne, grupowe;
• przejrzysty kalendarz wizyt z podziałem na lekarzy oraz gabinety;
• możliwość edycji zapisanych danych;
• wysyłanie wiadomości SMS, które przypominają pacjentowi o zaplanowanej wizycie;
• możliwość edycji wszelkich danych gabinetu;
• szybka forma wystawiania dokumentów sprzedażowych;
• diagram dla fizjoterapeutów, dentystów, pediatrów, medycyny estetycznej, karta wizyty standardowej.

Korzystanie z systemu             

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna z poziomu oprogramowania jest dostępna dla specjalisty wszędzie tam, gdzie istnieje możliwość połączenia się z Internetem. Zaktualizowana przeglądarka na dowolnym urządzeniu będzie współpracować z Medfile^®, który z pewnością przyczyni się do usprawnienia prac administracyjno-organizacyjnych w jednostce medycznej. Ponadto korzystanie z Elektronicznej Dokumentacji Medycznej usprawnia pracę gabinetu poprzez skumulowanie danych medycznych pacjentów w jednym miejscu w sposób uporządkowany i przejrzysty.